Privacyverklaring AIMS Improve

Waarom AIMS Improve?

AFAS expert, ervaren salarisadministrateurs, HRM-managers of controllers: AIMS Improve is specialist in het beheren en ondersteunen van HR, payroll en financiële zaken voor onze klanten in AFAS software. Als aanvulling op AFAS bieden wij aan onze klanten losstaande IT-diensten.
Beste implementatie en optimalisatie oplossing: Wij zijn niet alleen AFAS expert, maar wij werken voortdurend aan de optimalisatie en het doorvoeren van updates van onze IT diensten.
Samenwerken: Samen met onze klanten werken wij aan het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. De basis voor onze samenwerking is kennisdeling, wederzijds vertrouwen, afspraken en onder die omstandigheden delen wij data. Wij verwachten van onze klanten dat zij hun medewerkers hierover informeren. Natuurlijk kan deze privacyverklaring gedeeld worden met die medewerkers, zodat zij kunnen zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.
Veilig: Als organisatie vinden wij het belangrijk om de persoons- en financiële gegevens die wij ontvangen in de uitvoering van onze taken op een veilige en correcte manier te verwerken.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij en waarvoor?

Om de salarisadministratie, HR en financiële producten en/of diensten te kunnen leveren
Wij ontvangen persoonsgegevens van onze klanten/uw werkgever of van u rechtstreeks, maar wij ontvangen natuurlijk ook van onze eigen werknemers gegevens. Onze klanten mogen uw gegevens alleen met ons delen als wij specifieke eisen voor verwerkers overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn overeengekomen of als een consultant tijdelijk deel uit van de organisatie en rechtstreeks onder het gezag van onze klant/uw werkgever valt (intern beheer).

Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Ook gebruiken we gegevens om onze bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te verbeteren en managementrapportages te maken zodat we u beter kunnen helpen of onze processen efficiënter kunnen maken. Zo kunnen we e-mailverkeer, chatsessies, gesprekken en opnames gebruiken voor kwaliteitsbewaking, training, coaching en beoordelingsdoeleinden van onze medewerkers.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
Wij verwerken bepaalde informatie over individuen, zoals naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mail, BSN, kopie identiteitsbewijs, betalingsgegevens, gegevens over het dienstverband, verzuimgegevens, financiële data (persoonsgegevens) en persoonlijke werkaantekeningen van uw leidinggevende. De hoofdregel is dat wij alleen gegevens mogen opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel, zoals de personeels- en salarisadministratie. Medische of strafrechtelijke gegevens mogen wij in principe niet opnemen in de personeelsadministratie.
Om facturen te kunnen sturen, betalingen te administreren en intern management
We vinden het belangrijk en noodzakelijk om een goed overzicht te hebben van onze klantrelaties. Bent u klant van ons? Dan verwerken wij uw gegevens en sturen u per e-mail of per post nota’s voor de door ons geleverde producten of diensten.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
Voor dit doel verwerken wij uw zakelijke contactgegevens, betalingsgegevens en factuurgegevens en andere gegevens in onze klantenadministratie. Ook verwerken wij eventuele kortingen.
Om u op de hoogte te houden van nieuwe producten, diensten of aanbiedingen
Het kan zijn dat wij aan u een nieuwsbrief sturen om u van dienst te kunnen zijn en u te informeren over een nieuw product of dienst. Wij gebruiken hiervoor uw e-mailadres, postadres of we bellen u.

Wij hebben een direct belang om u als klant te benaderen over nieuwe of bestaande producten of diensten. Wij wegen ons belang of die van een derde af tegen uw belang en recht op privacy. Heeft u hier geen behoefte aan? Geen probleem u kunt zich hiervoor afmelden via de link onderaan de nieuwsbrief, per e-mail of telefonisch. Ook kan u zichzelf online uitschrijven of juist inschrijven voor nieuwsbrieven of onze social media bedrijfspagina’s die aansluiten bij uw specifieke wensen en interesses.
Om onze website, e-mail, HR dashboard of andere IT producten te kunnen aanbieden
Als u onze website bezoekt, kunnen wij informatie opslaan op uw computer in de vorm van een cookie. Deze cookies verzamelen uw browsertype, IP-adres, bezochte pagina’s en hoelang en vaak u onze website bezoekt. Hierdoor zijn onze IT en websitebeheersers in staat om de producten en de website goed te laten werken, te beheren en verbeteren en goed te beveiligen. Bijvoorbeeld door uw IP-adres, apparaatgegevens en cookies te gebruiken ter bestrijding van DDos aanvallen, malware of cryptoware.

Als wij u een campagne per e-mail verzenden, dan kunnen we bij houden of u de e-mail opent en op welke links u aanklikt. We doen dit op geaggregeerd niveau (niet individueel) om te kijken of onze campagne succesvol is. Tot slot maken we gebruik van analytische cookies, die wij privacyvriendelijk instellen (zie de handleiding van de autoriteit persoonsgegevens).
Als klant zal u gebruikmaken van AFAS software. AFAS zal in dit geval ook uw persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring heeft geen betrekking op gebruik door andere partijen en wij raden u aan om de informatie die getoond wordt bij de gebruikte tool ook te lezen, zodat u goed geïnformeerd bent over de verwerking van uw persoonsgegevens. Naast AFAS software kan u gebruik maken van door ons geleverde IT producten. U kunt hiervoor via onze website toegang aanvragen en een gebruikersnaam met wachtwoord kiezen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
Voor dit doel verwerken wij uw inloggegevens, de specificaties van de producten die u bij ons hebt afgenomen, eventuele wijzigingen die u in uw gegevens doorvoert en andere gegevens die u ons in dit verband verstrekt.
Voor marketing en statische doeleinden
AIMS Improve doet op basis van de financiële, salaris- en personeelsadministratie onderzoek naar trends in het gebruik van haar producten om statische analyses te kunnen uitvoeren. Deze gegevens worden gebruikt voor managementinformatie, strategie en beleid. Wij gebruiken de gegevens niet voor marketing of verkoopactiviteiten die specifiek op u zijn gericht. De resultaten zijn dan ook niet persoonlijk te herleiden. AIMS Improve is voor de geautomatiseerde analyse zelf de verwerkingsverantwoordelijke, omdat wij zelf hebben bepaald de persoonsgegevens ook voor marketingdoeleinden te willen analyseren.

We verwerken uw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. We kunnen u ook om toestemming vragen om jouw gegevens voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten te verwerken. Geeft u geen toestemming, dan heeft dat geen gevolgen voor u en u kunt je gegeven toestemming altijd intrekken door dit bij ons te melden.

Wij plaatsen video’s, foto’s, likes en openbare berichten om vragen te beantwoorden, reacties te plaatsen en informatie te delen op onze social media bedrijfspagina’s of op een niet door ons beheerde website of sociaal netwerk. Voor de verwerking van de gegevens door de aanbieder van sociale netwerkdiensten verwijzen wij u naar de website van deze aanbieders.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
Wij verwerken voor dit doel bijvoorbeeld functie, geslacht, dienstjaren.

Worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden?

AIMS Improve deelt uw gegevens alleen met derden als dat nodig is voor uitvoering van een overeenkomst, voor de behandeling van uw verzoek, bij een wettelijke verplichting of als dit nodig is om uw rechten of onze rechten of van een derde te beschermen. Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Hieronder enkele voorbeelden voor het delen met derden.

Alleen als AIMS Improve hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan fiscale overheidsinstanties, deurwaarders, opsporingsinstanties zoals politie of justitie, of toezichthouders zoals Autoriteit Consument en Markt en de Autoriteit Persoonsgegevens.
Andere partijen (zoals cloud- en emaildienstverleners) die namens ons gegevens verwerken, omdat wij hen inschakelen bij onze dienstverlening. Is AIMS Improve verwerker dan spreken wij met de verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld uw werkgever) af onder welke voorwaarden wij subverwerkers mogen inschakelen.
Het verstrekken van persoonsgegevens kan ook noodzakelijk zijn voor het in kaart brengen van risico’s, privacy of (gegevens)beveiligingsaudits en/of om een klacht of veiligheidsrisico te onderzoeken of daarop te reageren.
Andere voorbeelden zijn postverzending, drukkerijen, hosting, automatiseringsdienstverleners, uitvoerders van kwaliteits- en klanttevredenheidsmetingen en andere professionele dienstverleners als incassodienstverleners, verzekeraar, accountancy en juridische bijstand.

Overdracht van persoonsgegevens door AIMS Improve gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke (privacy)wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten en bedrijfsactiviteiten uw gegevens verwerken, treft AIMS Improve de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens alleen worden verwerkt als dit noodzakelijk is.

Wij verstrekken uw gegevens in principe niet aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Doen wij dat wel, dan nemen wij in zulke gevallen passende maatregelen die redelijkerwijs nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw gegevens adequaat worden beschermd.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Hoelang persoonsgegevens bewaard worden hangt af van de aard van de gegevens en de omstandigheden waarin de informatie is verzameld. Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens hebben gekregen of waarvoor we deze hergebruiken. Dit betekent dat de meeste gegevens 7 jaar worden bewaard (met ingang van het jaar volgend op het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). Voor sommige gegevens bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Daarvoor hanteren wij een algemene bewaartermijn van 2 jaar of korter als de gegevens niet meer nodig zijn. In veel gevallen zullen we ook afhankelijk zijn van de instructies van de klant (als verwerkingsverantwoordelijke) en raden wij u aan om de privacyverklaring van deze organisatie te lezen.

In bijzondere situaties kunnen we gegevens langer bewaren dan de door ons of onze klant vastgestelde bewaartermijn voorschrijft. Bijvoorbeeld als u een klacht hebt ingediend of er een rechtszaak loopt, waardoor het nodig is om de onderliggende gegevens langer te bewaren.

Hoe lang we gegevens bewaren hebben we vastgelegd en we zorgen voor nadere instructies aan onze medewerkers, zodat duidelijk is wat van hen verwacht wordt.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Als organisatie vinden we het belangrijk om de gegevens die wij ontvangen van onze klanten, medewerkers en andere betrokkenen zorgvuldig te verwerken. Beveiliging is een cruciaal vereiste binnen het privacyrecht. AIMS Improve heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, wijziging, misbruik of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan de inrichting van de informatiebeveiligingsaanpak, gebruikersvoorschriften en training voor onze medewerkers, beveiligde servers en apparatuur waar gegevens zijn opgeslagen. De ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging gaan snel. De bescherming van (persoons)gegevens is een continu verbeterproces en regelmatig controleren wij of onze maatregelen nog adequaat zijn.

Als AIMS Improve gebruikmaakt van derde partijen voor de verwerking van persoonsgegevens, dan maken wij met deze partijen afspraken over de beveiliging van persoonsgegevens.

Tip: Ga zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens om en deel niet uw inloggegevens of persoonsgegevens publiekelijk. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Wat zijn uw privacyrechten?

Wij informeren u over het gebruik van uw gegevens via deze verklaring of apart als de situatie zich voordoet. Als u persoonsgegevens aan AIMS Improve verstrekt, kan u beroep doen op de volgende rechten:

Recht op inzage: U mag ons altijd een overzicht vragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben.
Recht op wijziging en aanvulling: Als u meent dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u ons vragen om een correctie. Wij stellen dit zeer op prijs, omdat dit belangrijk is om ons werk goed kunnen doen.
Recht op gegevenswissing: U kunt uw gegevens laten verwijderen. Hou er rekening mee dat we uw gegevens niet altijd kunnen of mogen verwijderen bijvoorbeeld als wij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoer van de overeenkomst of ons aan de wet moeten houden.
Recht op beperking van de verwerking: Wij hebben hierboven aangegeven op welke wijze wij de van u ontvangen gegevens gebruiken. Mocht u op enig moment dit gebruik willen beperken, bijvoorbeeld dat wij bepaalde gegevens niet aan een bepaalde organisatie mogen doorgeven, dan kunt u ons dit laten weten.
Recht op bezwaar: U heeft het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor direct marketing. Als uw gegevens worden gebruikt - maar niet voor direct marketing of voor de uitvoering van de overeenkomst- mag u op grond van bijzondere persoonlijke redenen bezwaar maken. Vermeld in uw bezwaar om welke gegevens het gaat en wat de reden van uw bezwaar is.
Recht om uw persoonsgegevens over te dragen: U kunt ons vragen uw gegevens over te dragen aan een derde.

Wij zullen alle redelijke en praktische maatregelen treffen om aan uw verzoek te voldoen, voor zover dit in overeenstemming is met de geldende wetgeving en professionele normen. Als wij bij de uitvoering van onze diensten persoonsgegevens voor onze klant moeten verwerken, spreken wij meestal met onze klant af dat de klant de betrokken personen informeert over de verwerking van hun persoonsgegevens door AIMS Improve. Wij raden u in zo’n situatie aan de privacyverklaring van die organisatie te lezen.

Hoe komt u met ons in contact?

U kan ons ook contacten als u vragen, een tip of klachten heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens of deze privacyverklaring. Stuur uw bericht naar info@aimsimprove.nl]. Om uw identiteit te controleren vragen wij u een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee te sturen. Wilt u het Burgerservicenummer (BSN) en de pasfoto alstublieft onleesbaar maken? U kunt hiervoor de app Kopie ID van de rijksoverheid gebruiken. Wij bewaren deze kopie niet, maar na vaststelling van de identiteit wordt de kopie vernietigd.

U ontvangt zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw e-mail of brief, een reactie over de afhandeling. Wij zullen de nodige maatregelen treffen om aan uw verzoek te voldoen of duidelijk maken waarom het niet mogelijk is hieraan te voldoen. Uiteraard kan u ook uw vraag of klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), dit kan via de website van de AP of stuur een bericht naar Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

Informatie over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring dateert van september 2021. AIMS Improve kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen om in overeenstemming te brengen met onze actuele praktijk op het gebied van gegevensbescherming. Over fundamentele wijzigingen die relevant voor u zijn, wordt u via het gebruikelijke communicatiekanaal geïnformeerd.